De korte versie
- Vergaderingen produceren besluiten en verzoeken. De vervolgstappen zijn waar ze meestal mislukken.
- Een afka agent neemt deel aan Google Meet, Zoom of Microsoft Teams onder zijn eigen naam, volgt het gesprek en spreekt alleen wanneer aangesproken.
- Zeg de taak in de ruimte en het agentteam voert deze uit in uw verbonden apps: de e-mail opgesteld, de record bijgewerkt, het ticket ingediend, de vervolgactie gepland.
- Gevoelige acties wachten op uw goedkeuring, elke stap wordt geregistreerd in het auditlogboek, en elke taak behoudt het bewijs van wie erom heeft gevraagd en waarom.
Elk team heeft hetzelfde vergaderingsprobleem, en het is niet de vergadering zelf. Besluiten worden genomen, verzoeken worden uitgesproken, iedereen knikt. Dan eindigt het gesprek, en werk dat in dertig seconden is afgesproken wacht dagen tot iemand tijd voor heeft, als iemand het zich überhaupt nog herinnert.
Notetakers hebben dit op subtiele wijze erger gemaakt. Een transcript is een langere versie van het probleem: het verslag verbetert, de uitvoering niet. Iemand moet nog steeds het samenvatting lezen, vijf apps openen, en de dingen doen.
De vergadering is waar werk wordt gevraagd. Het zou moeten zijn waar werk begint.
Een collega in het gesprek, geen recorder
Een afka agent neemt deel aan de vergadering onder zijn eigen naam, zoals elke uitgenodigde collega. Het volgt het gesprek terwijl het gebeurt, weet wie in de kamer is via de agenda en de deelnemerslijst, en weet wie wat heeft gevraagd. Wanneer een lid van je workspace het aanspreekt, antwoordt het. De rest van de tijd luistert het.
Van woorden naar afgerond werk
Het gaat niet om het samenvatting. Zeg de taak in de kamer en het is al in beweging:
- Schrijf de e-mail. Het concept wacht op beoordeling voordat het gesprek eindigt.
- Werk het verslag bij. De wijziging komt in het systeem dat je team al gebruikt.
- Dien het ticket in. Ingediend, gecategoriseerd, en gekoppeld aan wie het heeft gevraagd.
- Plan de vervolgafspraak in. In de agenda, met de juiste mensen erop.
Elk verzoek wordt een taak voor de juiste agent in je team en draait als elke andere afka taak, zichtbaar op het Taken-scherm met volledig overzicht.
Stil door ontwerp
Gesprekken bevatten buitenstaanders: klanten, kandidaten, partners. Dus de agent kondigt zichzelf nooit aan, somt nooit op wat het kan doen, en onthult nooit iets over je workspace aan de kamer. Het antwoordt de workspace-lid die het heeft gevraagd, kort en in die persoon's taal, en neemt het werk op zich. Als iets dat het nodig heeft ontbreekt, neemt het de taak toch op zich en meldt het gat in de app, niet voor je gasten.
Volledig beheerd
Alles wat het uit een vergadering neemt draait onder dezelfde regels als de rest van afka: gevoelige acties wachten bij de goedkeuringshek die je instelt, elke stap wordt geschreven naar het append-only auditlogboek, en elke taak bewaart het bewijs van wie het heeft gevraagd, in welke vergadering, en waarom. Volledig beheer, geen mysterie.
Veelgestelde vragen
Kondigt het zichzelf aan of spreekt het over de ruimte heen?
Nee. Het voegt zich stilletjes in, luistert, en spreekt alleen wanneer een lid van je werkruimte het aanspreekt. Het stelt zich nooit aan de groep voor, en het deelt nooit je werkruimte-interne informatie met externe deelnemers.
Wat gebeurt er met een taak die in een vergadering wordt opgenomen?
Het wordt doorgestuurd naar de juiste agent in uw team en werkt als elke andere afka-taak: statussen op het scherm Taken, goedkeuringen waar u deze instelt, en een audittrail met wie het heeft gevraagd en wat is gedaan.
Welke platforms voegt het toe?
Google Meet, Zoom en Microsoft Teams, onder zijn eigen naam, zoals elke collega die voor het gesprek is uitgenodigd.
Zet je agenten aan het werk
Zie hoe het eruitziet wanneer een agent de hele klus afmaakt, onder jouw controle, op het record.
Nu starten