Her takımın aynı toplantı sorunu vardır ve sorun toplantı değildir. Kararlar alınır, istekler söylenir, herkes başını sallar. Sonra çağrı biter ve otuz saniyede kararlaştırılan iş, birisi için zaman bulması için günler bekler, eğer birisi bunu hatırlarsa.
Not tutanlar bunu ince bir şekilde daha da kötüleştirdi. Bir transkript, sorunun daha uzun bir versiyonudur: kayıt iyileşir, takip etme iyileşmez. Birinin yine de özeti okuması, beş uygulamayı açması ve işleri yapması gerekir.
Toplantı, işin istendiği yerdir. İşin başladığı yer olmalıdır.
Bir kaydedici değil, çağrıdaki bir meslektaş
Bir afka ajanı, herhangi bir davetli meslektaş gibi kendi adı altında toplantıya katılır. Konuşmayı gerçekleştiği sırada takip eder, takvim ve katılımcı listesinden odada kimin olduğunu bilir ve kimin ne istediğini bilir. Çalışma alanınızın bir üyesi buna hitap ettiğinde, cevap verir. Geri kalan süre dinler.
Sözlerden bitmiş işe
Özet noktası değildir. Görevi odada söyleyin ve zaten harekete geçmiştir:
- E-postayı taslaklandır. Taslak, çağrı bitmeden önce inceleme için beklemektedir.
- Kaydı güncelle. Değişiklik, takımınızın zaten kullandığı sisteme iner.
- Bileti dosyala. Dosyalanmış, kategorize edilmiş ve kimin istediğine geri bağlanmış.
- Takip etmeyi planla. Takvimde, doğru insanlarla birlikte.
Her istek, takımınızdaki doğru ajan için bir görev haline gelir ve diğer afka görevleri gibi çalışır, Görevler ekranında tam izlemesiyle görünür.
Tasarım gereği sessiz
Çağrılar dışarıdakileri tutar: müşteriler, adaylar, ortaklar. Bu nedenle ajan kendini asla duyurmaz, neler yapabileceğini asla listelemez ve çalışma alanınız hakkında odaya hiçbir şey açıklamaz. Soruyu soran çalışma alanı üyesine kısaca ve o kişinin dilinde cevap verir ve işi alır. İhtiyaç duyduğu bir şey eksikse, yine de görevi alır ve boşluğu uygulamanın içinde yükseltir, misafirlerinizin önünde değil.
Uçtan uca yönetilen
Bir toplantıdan aldığı her şey, afka'nın geri kalanı ile aynı kurallar altında çalışır: hassas eylemler ayarladığınız onay kapısında bekler, her adım salt ekleme denetim günlüğüne yazılır ve her görev, kimin istediğinin, hangi toplantıda olduğunun ve neden olduğunun makbuzunu tutar. Tam kontrol, sıfır gizem.