Kısa versiyon
- Toplantılar kararlar ve istekler üretir. Takip, genellikle bunların öldüğü yerdir.
- Bir afka aracı, kendi adı altında Google Meet, Zoom veya Microsoft Teams'e katılır, konuşmayı takip eder ve yalnızca kendisine hitap edildiğinde konuşur.
- Odayı söyleyin ve ajan ekibi bağlı uygulamalarınız arasında gerçekleştirir: e-posta taslağı, kayıt güncellendi, bilet dosyalandı, takip planlandı.
- Hassas işlemler onayınızı bekler, her adım denetim günlüğüne kaydedilir ve her görev kimin tarafından istendiğinin ve nedeninin makbuzunu tutar.
Her takımın aynı toplantı sorunu vardır ve sorun toplantı değildir. Kararlar alınır, istekler söylenir, herkes başını sallar. Sonra çağrı biter ve otuz saniyede kararlaştırılan iş, birisi için zaman bulması için günler bekler, eğer birisi bunu hatırlarsa.
Not tutanlar bunu ince bir şekilde daha da kötüleştirdi. Bir transkript, sorunun daha uzun bir versiyonudur: kayıt iyileşir, takip etme iyileşmez. Birinin yine de özeti okuması, beş uygulamayı açması ve işleri yapması gerekir.
Toplantı, işin istendiği yerdir. İşin başladığı yer olmalıdır.
Bir kaydedici değil, çağrıdaki bir meslektaş
Bir afka ajanı, herhangi bir davetli meslektaş gibi kendi adı altında toplantıya katılır. Konuşmayı gerçekleştiği sırada takip eder, takvim ve katılımcı listesinden odada kimin olduğunu bilir ve kimin ne istediğini bilir. Çalışma alanınızın bir üyesi buna hitap ettiğinde, cevap verir. Geri kalan süre dinler.
Sözlerden bitmiş işe
Özet noktası değildir. Görevi odada söyleyin ve zaten harekete geçmiştir:
- E-postayı taslaklandır. Taslak, çağrı bitmeden önce inceleme için beklemektedir.
- Kaydı güncelle. Değişiklik, takımınızın zaten kullandığı sisteme iner.
- Bileti dosyala. Dosyalanmış, kategorize edilmiş ve kimin istediğine geri bağlanmış.
- Takip etmeyi planla. Takvimde, doğru insanlarla birlikte.
Her istek, takımınızdaki doğru ajan için bir görev haline gelir ve diğer afka görevleri gibi çalışır, Görevler ekranında tam izlemesiyle görünür.
Tasarım gereği sessiz
Çağrılar dışarıdakileri tutar: müşteriler, adaylar, ortaklar. Bu nedenle ajan kendini asla duyurmaz, neler yapabileceğini asla listelemez ve çalışma alanınız hakkında odaya hiçbir şey açıklamaz. Soruyu soran çalışma alanı üyesine kısaca ve o kişinin dilinde cevap verir ve işi alır. İhtiyaç duyduğu bir şey eksikse, yine de görevi alır ve boşluğu uygulamanın içinde yükseltir, misafirlerinizin önünde değil.
Uçtan uca yönetilen
Bir toplantıdan aldığı her şey, afka'nın geri kalanı ile aynı kurallar altında çalışır: hassas eylemler ayarladığınız onay kapısında bekler, her adım salt ekleme denetim günlüğüne yazılır ve her görev, kimin istediğinin, hangi toplantıda olduğunun ve neden olduğunun makbuzunu tutar. Tam kontrol, sıfır gizem.
Sık sorulan sorular
Oduyuruyor mu kendini yoksa odayı mı geçiştiriyor?
Hayır. Sessizce katılır, dinler ve yalnızca çalışma alanınızın bir üyesi bunu ele aldığında konuşur. Asla kendini odaya tanıtmaz ve çalışma alanınızın iç bilgilerini hiçbir zaman dış katılımcılarla paylaşmaz.
Bir toplantıda bir görev ne olur?
Takımınızdaki doğru aracıya yönlendirilir ve diğer afka görevleri gibi çalışır: Görevler ekranında durumlar, ayarladığınız onaylar ve kimin sorduğu ile neler yapıldığının denetim izi.
Hangi platformlara katılır?
Google Meet, Zoom ve Microsoft Teams, kendi adı altında, çağrıya davet edilen herhangi bir meslektaş gibi.
Ajanlarınızı çalıştırın
Bir aracı tüm işi bitirdiğinde, kontrolünüz altında, kayıt altında nasıl göründüğünü görün.
Şimdi başla