Datenschutzrichtlinie

1. Wer wir sind und was diese Richtlinie abdeckt

afka ist ein Produkt von Afka, Inc., einer Delaware-Kapitalgesellschaft unter der Adresse 2810 N Church St STE 89857, Wilmington, DE 19802, Vereinigte Staaten. afka bietet einem Unternehmen KI-Kollegen, die Arbeit in einem Chat-Kanal erhalten, diese planen, in seinen verbundenen Tools innerhalb der vom Unternehmen festgelegten Autonomie handeln und berichten. Jede Aktion, die ein Agent durchführt, wird in einem unveränderlichen Audit-Datensatz festgehalten.

Sie umfasst die Website unter afka.ai, die Anwendung unter app.afka.ai, die Sprachoberfläche unter talk.afka.ai, die Agenten in den verbundenen Kanälen eines Kunden, den Meeting-Assistenten und die öffentliche Anwendungsprogrammierschnittstelle (zusammen die Services).

Zwei Rollen durchziehen sie. Für Inhalte, die durch den Arbeitsbereich eines Kunden fließen, ist der Kunde der Verantwortliche und afka der Auftragsverarbeiter, der nach den dokumentierten Anweisungen des Kunden gemäß der Datenverarbeitungsvereinbarung handelt: Wenn Ihre Daten dort sind, weil Sie bei diesem Unternehmen arbeiten oder damit zu tun hatten, geht Ihre Anfrage an dieses Unternehmen und afka unterstützt. Für die Kontoverwaltung, Abrechnung, Sicherheitstelemetrie, Produktanalysen und afkas eigene Website ist afka der Verantwortliche.

In dieser Richtlinie verwendete Definitionen

• Kunde: die Organisation, die einen afka-Arbeitsbereich gemäß den afka-Nutzungsbedingungen hält.
• Kundendaten: Inhalte, die auf Anweisung eines Kunden an die Services übermittelt, in ihnen generiert oder von ihnen abgerufen werden: Kanalnachrichten in Gesprächen, an denen ein Agent beteiligt ist, Meeting-Transkripte, Sprachtext, Aufgaben, Durchläufe, Artefakte, Genehmigungen, Arbeitsbereichswissen und Daten verbundener Konten.
• Verbundener Kanal: eine Oberfläche, die ein Kunde an seinen Arbeitsbereich bindet: Slack, Microsoft Teams, Google Chat, Zoom Team Chat, Discord, ClickUp, die Webanwendung, E-Mail, die Sprachoberfläche und die öffentliche Anwendungsprogrammierschnittstelle.
• Vom Kunden aktivierte Integration: eine Drittanbieterplattform oder ein Konto, das ein Kunde verbindet oder auf das er einen Agent verweist.
• Unterauftragsverarbeiter: ein Dritter, den afka mit der Verarbeitung von Kundendaten in afkas Namen beauftragt.
• Autonomie: die Pro-Agent-Einstellung, die entscheidet, wie viel ein Agent tun darf, bevor er einen benannten Menschen fragt.

2. Die Informationen, die afka erfasst

• Konto- und Workspace-Informationen: Benutzerkennung, Name, E-Mail-Adresse, Workspace- und Organisationskennung, Rolle und Funktionen, Identitätsanbieter-Kennungen bei Verwendung von Single Sign-On sowie Sitzungs- und Gerätemetadaten.
• Verbindungsreferenzen: die Plattform, das Konto, die gewährten Bereiche, das Mitglied, das die Verbindung hergestellt hat, und deren Status. Für einen Connector, der über die Connector-Plattform erreicht wird, wird die OAuth-Genehmigung dort gespeichert und afka hält nur eine Referenz dazu im Plattform-Secret-Vault.
• Workspace-Inhalte: Aufgaben und deren Prompts, Pläne, Durchläufe, Artefakte, Genehmigungen und deren Kontext, Agent-Ausgaben, Workspace-Wissen und dessen Embeddings.
• Kanalnachrichten: Ein Agent liest die Unterhaltungen, zu denen er hinzugefügt wurde, und direkte Nachrichten, die an ihn adressiert sind, nicht den gesamten Workspace. Innerhalb dieser erhält afka Nachrichteninhalte und Metadaten: Sender- und Empfängerkennung, Anzeigenamen und Zeitstempel.
• Besprechungs- und Sprachdaten: Wenn der afka-Besprechungsassistent zu einem Anruf eingeladen wird, nimmt er als benannter, sichtbarer Teilnehmer teil und stellt sich vor. afka transkribiert; es zeichnet kein Video auf und führt keine Aufnahmebibliothek. Gespeichert werden: das Transkript, die zugehörigen Spracherkennungssamples, Teilnehmerkennung und Anzeigenamen, Besprechungstitel, Zeiten und Ergebnisse. Für die Sprachoberfläche wird Sprache in Text umgewandelt, mit Sitzungsmetadaten.
• Service-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten: Audit-Einträge, Anwendungs- und Infrastruktur-Logs, Fehler- und Sicherheitstelemetrie einschließlich Content-Security-Policy-Berichte, Kreditverbrauch in einem Append-Only-Ledger sowie Abrechnungs- und Transaktionsmetadaten. Kartendaten werden von afkas Zahlungsanbieter verwaltet und nie von afka gespeichert.
• Analytik und Kommunikation: Nutzungsereignisse, Website-Messung und Besucher-Identifikationsdaten nach Zustimmung (Abschnitt 5) sowie Support- und Vertriebskorrespondenz.

Daten, die afka Sie bittet nicht zu senden. Die Services sind nicht für geschützte Gesundheitsinformationen, Zahlungskartendaten, nicht-öffentliche Finanzinformationen, besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 der DSGVO, Daten über strafrechtliche Verurteilungen, personenbezogene Daten von Kindern unter sechzehn (16) Jahren oder unter Exportkontrolle stehende Daten konzipiert, zertifiziert oder vorgesehen. Das Einreichen solcher Daten ist durch die DPA verboten.

3. Wie afka Informationen nutzt

• Zur Bereitstellung der Dienstleistungen: Arbeiten in einem verbundenen Kanal empfangen, planen, in verbundenen Tools innerhalb der konfigurierten Autonomie ausführen, erforderliche Genehmigungen einholen und Bericht erstatten.
• Zur Durchführung der KI-Verarbeitung hinter der Ausgabe: Inhalte werden an die in Abschnitt 4 beschriebenen KI-Anbieter zur Inferenz gesendet, und von Modellen geschriebener Code wird in einer isolierten Sandbox ausgeführt. Ausgaben sind probabilistisch und der Kunde bleibt für deren Überprüfung verantwortlich.
• Zur Sicherung, zum Support und zur Abrechnung: Authentifizierung, Mandantenisolation, Missbrauchs- und Betrugsprävention, Bot-Erkennung, Ratenbegrenzung, Messung, Zahlung und Dienstmitteilungen.
• Zur Verbesserung der Dienstleistungen durch aggregierte oder anonymisierte Messung. afka nutzt Kundendaten nicht zum Trainieren von allgemeinen KI-Modellen und verlangt dasselbe von seinen Anbietern.
• Zum Marketing von afkas eigenen Produkten gegenüber Geschäftskontakten, vorbehaltlich der Abschnitte 5 und 8, und zur Einhaltung von Gesetzen und zur Abwehr von Ansprüchen.

afka verkauft keine personenbezogenen Daten gegen Entgelt und nutzt Kundendaten nicht für Werbung oder kontextübergreifendes Verhaltens-Profiling. Je nach Ihrer Gerichtsbarkeit können einige in Abschnitt 5 beschriebene Website-Analysen als Verkauf, Weitergabe oder gezielte Werbung zählen; die Zustimmungskontrolle dort ist die Möglichkeit, dies zu unterbinden.

4. Unterauftragsverarbeiter und wie afka Informationen teilt

A. Aktuelle Unterauftragsverarbeiter

Jeder ist unter einem schriftlichen Vertrag verpflichtet, der Verpflichtungen auferlegt, die dem Schutz, den afka seinen Kunden schuldet, nicht weniger schützend sind, und afka bleibt für seine Leistung haftbar. afka gibt mindestens dreißig (30) Tage Vorankündigung, bevor ein neuer Unterauftragsverarbeiter Kundendaten verarbeitet, und ein Kunde kann gemäß Abschnitt 7.3 der DPA Einspruch erheben.

Aktuelle Unterauftragsverarbeiter:

Unterauftragsverarbeiter	Zweck	Daten, die verarbeitet werden können
Supabase	Verwaltete Postgres-Datenbank, Authentifizierung einschließlich SAML Single Sign-On, Echtzeit, serverseitige Funktionsausführung, Objektspeicher und der Secret Vault.	Arbeitsbereichs- und Kontodatensätze, Benutzeridentifikatoren und Authentifizierungsereignisse, Aufgaben, Läufe, Genehmigungen, Artefakte, der Audit-Datensatz, Besprechungstranskripte, das Kreditbuch und die im Vault gespeicherten Verbindungsreferenzen.
Render	Anwendungshosting für die Webanwendung, die öffentliche Anwendungsprogrammierschnittstelle, den Hintergrund-Worker, die statischen Websites und den Voice-Eingang.	Anfragemetadaten und Anwendungsprotokolle sowie Kundendaten im Transit durch die Anwendung während eine Anfrage bearbeitet wird.
Cloudflare	Die verwaltete Herausforderung zur Unterscheidung von Menschen und automatisiertem Datenverkehr sowie benutzerdefinierte Hostname-Beendigung für kundenorientierte Seiten.	Netzwerkmetadaten, die Adresse, von der eine Anfrage kommt, und das Ergebnis der Herausforderung. Kein Arbeitsbereichsinhalt.
Upstash	Verwalteter Schlüssel-Wert-Speicher, der als Hot Cache und für Pro-Mandant-Ratenlimits verwendet wird.	Kurzlebige zwischengespeicherte Werte mit Schlüssel zu einem Arbeitsbereich und Ratenlimit-Zähler.
Temporal Cloud	Dauerhafte Orchestrierung von langfristiger Agent-Arbeit.	Workflow-Status und die Eingaben und Ergebnisse, die zwischen den Schritten eines Laufs übergeben werden.
E2B	Isolierte MicroVM-Ausführung von modellgeschriebenem Code.	Der Code, den ein Agent schreibt, und die Daten, mit denen dieser Lauf arbeitet, für die Dauer des Laufs. Der Gast wird zerstört, wenn der Lauf endet.
Pipedream	Die Connector-Plattform, über die ein Kunde Konten von Drittanbietern verbindet und über die Aktionen verbundener Konten ausgeführt werden.	Die Autorisierungsgenehmigung für einen Connector, den es verwaltet, und die Daten, die zum und vom verbundenen Konto innerhalb der vom Kunden gewährten Bereiche fließen.
Recall.ai	Der Besprechungsassistent, der einer geplanten Anruf als benannter Teilnehmer beitritt und das Transkript zurückgibt.	Besprechungsaudio während des Anrufs, das resultierende Transkript, Teilnehmernamen und Anrufmetadaten. Es gibt keine Videoaufzeichnung.
Retell AI	Der Live-Voice-Agent, der ein gesprochenes Gespräch auf der Voice-Oberfläche führt.	Anrufaudio, die transkribierten Gesprächsrunden und Anrufmetadaten.
Cartesia	Text-zu-Sprache für die Voice-Oberfläche.	Der Text, den ein Agent spricht, und das daraus generierte Audio.
Telnyx	Telefonie-Transport, der Voice-Anrufe zur und von der Voice-Oberfläche trägt.	Anrufaudio im Transit und Anrufrouting- und Dauer-Metadaten.
Postmark	Transaktions-E-Mail, die von den Services versendet wird, und Empfang eingehender E-Mails für den E-Mail-Kanal.	Absender- und Empfängeradressen, Betreff und Text der versendeten und empfangenen Nachrichten sowie Zustellungsergebnisse.
Resend	Interne Benachrichtigungs- und Folge-E-Mails, die von den Services versendet werden.	Empfängeradressen und der Inhalt der versendeten Nachrichten.
Loops	Lifecycle-E-Mail.	Der Name und die geschäftliche E-Mail-Adresse eines Kontakts des Kontos sowie Lifecycle-Ereignisse.
PostHog	Produktanalysen für die Anwendung auf Infrastruktur in den Vereinigten Staaten, bereitgestellt über einen First-Party-Proxy unter e.afka.ai.	Nutzungsereignisse, Seitenaufrufe sowie Benutzer- und Arbeitsbereichsidentifikatoren. Keine Nachrichten-, Transkript-, E-Mail- oder Aufgabeninhalte werden daran gesendet.
Stripe	Zahlungsabwicklung und Abonnement-Abrechnung.	Abrechnungskontaktdaten sowie Transaktions- und Abonnement-Metadaten. Kartendaten werden von Stripe verarbeitet und nicht von afka gespeichert.

Jeder verarbeitet nur das, was seine Funktion erfordert, unter Vertrag, und jeder ist an Vertraulichkeits- und Datenschutzbestimmungen gebunden.

Die obige Tabelle ist die aktuelle Liste. Sie ist Teil der Datenverarbeitungsvereinbarung und ist die Liste, auf die Abschnitt 7 der DPA verweist. Ein Kunde wird im Voraus über eine Hinzufügung oder einen Austausch benachrichtigt, bevor dieser Unterauftragsverarbeiter Kundendaten verarbeitet, und kann dagegen Einspruch erheben, durch den Mechanismus, den Abschnitt 7 der DPA festlegt. Um eine Kopie zugesandt zu bekommen oder eine weitere Adresse für Änderungsmitteilungen zu abonnieren, schreiben Sie an privacy@afka.ai.

Die Anbieter, die die Marketing-Website messen, sind in Abschnitt 5 aufgeführt: Sie verarbeiten Besucherdaten, nicht Arbeitsbereichsinhalte.

B. KI-Anbieter

afka nutzt eine kleine Anzahl von KI-Modellanbietern unter Vertrag:

• Anthropic: die primären Sprachmodelle, in Gebrauch, wenn ein Agent läuft.
• Moonshot: eine Live-Fallback-Ebene für die Sprachmodelle, erreicht, wenn der primäre Anbieter nicht verfügbar oder beeinträchtigt ist.
• OpenAI: nur Sprache-zu-Text, erreicht, wenn ein Voice- oder Besprechungsfeature aufgerufen wird.
• Voyage AI: Embeddings, verwendet zum Indexieren der Arbeitsbereichs-Wissensdatenbank und zum Ausführen eines Abrufschritts darüber.
• Tavily: der Web-Rechercheschritt, erreicht, wenn eine Aufgabe Recherche im öffentlichen Web erfordert.

afka nennt einen Anbieter hier nur, wenn dieser Anbieter in Gebrauch ist.

• Aktuelle Liste: die oben genannten Anbieter sind die Anbieter in Gebrauch, und sie erscheinen auch in der Unterauftragsverarbeiter-Tabelle in Abschnitt 4.A auf dieser Seite. Diese Liste wird gemäß Abschnitt 7.3 der DPA gepflegt, und eine Änderung wird im Voraus benachrichtigt.
• Datenspeicherort: Inferenz läuft auf Infrastruktur in den Vereinigten Staaten. afka bietet keine Datenspeicherung in der Europäischen Union an und behauptet dies nicht.
• Anbieter-Aufbewahrung: Anbieter können Daten vorübergehend gemäß ihren eigenen Richtlinien für Sicherheit und Missbrauchsüberwachung aufbewahren. Jede Anfrage wird isoliert verarbeitet, unsichtbar für einen anderen Kunden.
• Kein Training: Kundendaten werden nicht zum Trainieren von allgemeinen KI-Modellen verwendet, weder von afka noch von seinen Anbietern. Dies spiegelt die geltenden Verträge mit jedem wider; wenn afka von einer Änderung erfährt, die diesen Schutz wesentlich verringert, gibt es Benachrichtigung durch den Unterauftragsverarbeiter-Änderungsprozess, der dreißig (30) Tage Vorankündigung, ein Einspruchsrecht und einen Weg zur Beendigung mit sich bringt.

C. Kundenaktivierte Integrationen sind keine afka-Unterauftragsverarbeiter

Der Anbieter einer Plattform, die ein Kunde verbindet, ist nicht allein deshalb ein Unterauftragsverarbeiter von afka, weil der Kunde sie verbunden hat, es sei denn, er erscheint auf der in Abschnitt 4.A beschriebenen Unterauftragsverarbeiter-Liste. Daten werden dort auf Anweisung des Kunden und innerhalb der gewährten Bereiche übertragen, und was dieser Anbieter damit tut, wird durch die eigene Vereinbarung des Kunden mit ihm geregelt. Der Kunde ist verantwortlich für die Bereiche, die er gewährt, die erforderlichen Benachrichtigungen und Zustimmungen sowie die Einhaltung der Bedingungen dieser Plattform. Wenn ein Anbieter in beiden Rollen erscheint, gilt sein Status als afka-Unterauftragsverarbeiter nur für die Nutzung von afka.

D. Tools, die afka zur Führung seines eigenen Geschäfts nutzt

afka nutzt auch gewöhnliche Business-Tools. Sie enthalten afka's eigene Datensätze, einschließlich der Kontaktdaten von Personen, die anfragen, und sie sind keine Verarbeiter von Kundendaten. Sie sind HubSpot, afka's Kundenbeziehungssystem; Dub, für Creator- und Affiliate-Links; Notion, für interne Aufgabenverfolgung; GitHub, für Versionskontrolle; und Instantly, für afka's eigene ausgehende Verkäufe.

E. Weitere Offenlegungen

afka kann personenbezogene Daten offenlegen, wenn dies gesetzlich erforderlich ist oder auf rechtmäßige Anfrage hin, oder wenn dies erforderlich ist, um Rechte, Eigentum oder Sicherheit zu schützen oder um Rechtsansprüche zu verteidigen; soweit zulässig, benachrichtigt afka den Kunden zuerst. Bei einer Fusion, Übernahme oder einem Verkauf von Vermögenswerten können Daten unter dieser Richtlinie oder einer nicht weniger schützenden an den Nachfolger übertragen werden.

5. Cookies, Analytics und die afka-Website

A. Streng erforderliche Cookies. Die Anwendung setzt Cookies und Browser-Speicher, die zum Anmelden, zum Beibehalten Ihrer Sitzung, zum Merken Ihres Arbeitsbereichs und zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch erforderlich sind. Diese werden ohne Zustimmung geladen, da die Services ohne sie nicht funktionieren.

B. Die Marketing-Website: zwei Anbieter, beide hinter einer Zustimmungsschranke. Auf afka.ai und www.afka.ai laden zwei Analytics-Anbieter, aber erst nach Ihrer Zustimmung im Cookie-Banner.

• Google Analytics 4 misst Besuche, angesehene Seiten, Referralquelle und Kampagnenleistung und zeigt, welche Seiten und Kampagnen funktionieren.
• RB2B führt eine Reverse-IP-Besucheridentifikation durch. Klar ausgedrückt: Es nimmt die Netzwerkadresse eines Besuchers und versucht, das Unternehmen zu identifizieren, für das dieser Besucher arbeitet, damit afka’s Vertriebsteam sehen kann, welche Unternehmen besucht haben. afka nennt es, weil ein Besucher wissen sollte, dass es läuft, bevor er zustimmt.

Wenn Sie ablehnen, wird keines der beiden Skripte geladen. Sie können Ihre Wahl jederzeit über die Cookie-Kontrolle auf der Website ändern oder widerrufen. afka lädt keine Werbe- oder Social-Media-Tracking-Pixel.

C. Produktanalysen innerhalb der Anwendung. Die Anwendung nutzt PostHog auf einer Infrastruktur in den Vereinigten Staaten, hinter einem First-Party-Proxy unter e.afka.ai, sodass Anfragen an eine afka-Domain gehen und nicht an eine Domain eines Drittanbieters. Sie zeichnet Nutzungsereignisse, Seitenaufrufe sowie Benutzer- und Arbeitsbereichskennungen auf und zeigt, welche Teile des Produkts verwendet werden und wo sie fehlschlagen. Sie wird nicht für Werbung verwendet, und Nachrichten-, Transkript- und Aufgabeninhalte werden niemals daran gesendet.

D. Ihre Kontrollen. Browser-Kontrollen können Cookies blockieren oder löschen, obwohl das Blockieren streng erforderlicher Cookies die Anwendung zum Stillstand bringt. Jede Marketing-E-Mail enthält einen Abmelde-Link; das Abmelden lässt Service- und Sicherheitsmitteilungen bestehen.

6. Wo Daten gespeichert werden und wie sie geschützt werden

A. Standort

afka speichert und verarbeitet personenbezogene Daten routinemäßig in den Vereinigten Staaten: Application Hosting, der Background Worker, die Voice Ingress, Caching, Rate Limiting und Product Analytics laufen in Regionen der Vereinigten Staaten.

Die primäre verwaltete Datenbank befindet sich in den Vereinigten Staaten, in der Region East US (North Virginia).

afka bietet keine Datenspeicherung in der Europäischen Union an.

B. Die Kontrollen mit dem höchsten Gewicht

Die Mandantenisolation wird in der Datenbank durch Row-Level-Security auf jeder Mandantentabelle mit FORCE auf den Kerntabellen erzwungen, und das Modell hält niemals eine Anmeldeinformation: ein Backend-Gateway injiziert sie zur Ausführungszeit. Die Sicherheitsseite behandelt diese, die Genehmigungsschwellen und die Transportkontrollen. Drei Punkte beziehen sich direkt auf personenbezogene Daten.

• Von Modellen geschriebener Code läuft in einer isolierten MicroVM, ein Guest pro Task, nach der Ausführung zerstört und niemals über Workspaces hinweg wiederverwendet, mit kurzlebigen Scoped Tokens anstelle von langlebigen Secrets, und mit CPU-, Speicher-, Wall-Clock- und Credit-Limits. Der Netzwerk-Egress aus der Sandbox ist standardmäßig verweigert.
• Der Audit-Datensatz kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Jede Aktion, die ein Agent durchführt, wird darin geschrieben, nicht nur die Aktionen, die eine Genehmigung erforderten, und Append-Only wird durch einen Datenbank-Trigger erzwungen, der jede Aktualisierung oder Löschung einer Zeile ablehnt: Anwendungscode kann die Historie nicht umschreiben und afka auch nicht. Eine Zeile enthält den Actor, die Aktion, das Ziel, den Zeitstempel, die Credit-Kosten, die Run-ID, die erforderliche Genehmigung, falls vorhanden, und ob ein Mensch oder ein Agent sie initiiert hat. Sie enthält keine Meeting-Reden, Nachrichten- oder E-Mail-Texte, Dokumentinhalte oder Task-Prompts, und Kunden können sie in CSV und NDJSON exportieren.
• Secrets und Tokens. Application Programming Interface Schlüssel, Directory Bearer Tokens und Mobile Link Tokens werden als SHA-256-Hash gespeichert, einmal angezeigt und niemals abrufbar. Verbindungsreferenzen werden im Platform Secret Vault gespeichert; für einen Connector, der von der Connector-Plattform verwaltet wird, wird der OAuth-Grant dort gespeichert und afka hält nur eine Referenz.

C. Verschlüsselung im Ruhezustand

Verschlüsselung im Ruhezustand ist eine Eigenschaft der zugrunde liegenden verwalteten Datenbank, des Speichers und der Hosting-Provider, bereitgestellt von diesen anstatt von afka implementiert.

D. Zugriff durch afka-Personal

Der Zugriff auf Produktionsplattformen wird nach dem Prinzip der geringsten Berechtigung gewährt, bei jedem Provider authentifiziert und widerrufen, wenn er nicht mehr erforderlich ist. Es gibt keinen routinemäßigen Zugriff auf Kundeninhalte: afka-Mitarbeiter lesen Kundennachrichten nicht im gewöhnlichen Geschäftsverlauf, und der Support-Zugriff ist auf das beschränkt, was die Angelegenheit erfordert. Jeder, der autorisiert ist, Kundendaten zu verarbeiten, unterliegt einer schriftlichen Vertraulichkeitsverpflichtung, die über sein Engagement hinaus besteht.

7. Wie lange Daten gespeichert werden

A. Das eine automatische Fenster, das afka betreibt

Sprache, die aus Meetings erfasst wird, wird in einem rollierenden Fenster von dreißig (30) Tagen gelöscht: Meeting-Transkripte und die zugehörigen Spracherkennungsmuster werden gelöscht, und im selben Fenster werden die gespeicherte Eingabeaufforderung einer Aufgabe und der gespeicherte Kontext einer Genehmigung geleert, während der Datensatz selbst beibehalten wird. Das Fenster ist ein täglich ausgeführter geplanter Job. Content-Security-Policy-Berichte werden nach dreißig (30) Tagen gelöscht; Sprachsitzungsdatensätze und abgelaufene Genehmigungen werden auf rollierender Basis gelöscht.

afka betreibt keine andere allgemeine automatische Löschsweep. Außer diesem erfolgt das Löschen auf Anfrage des Kunden.

B. Löschung während der Laufzeit

Ein Kunde kann Daten über die Services löschen: eine Aufgabe und ihren Inhalt; einen einzelnen Anruf und sein Transkript, das die Services ablehnen, bis der Meeting-Assistent aus diesem Anruf entfernt wurde; und ein verbundenes Konto durch Trennung. Bei Trennung eines Connectors, der von der Connector-Plattform verwaltet wird, widerruft afka die Verbindung dort durch einen API-Aufruf und verzeichnet dies im Audit-Datensatz; da die OAuth-Berechtigung von dieser Plattform gehalten wird, existiert kein afka-seitiger Token-Datensatz zum Löschen. Jede weitere schriftliche Löschanfrage wird innerhalb von sechzig (60) Tagen bearbeitet, vorbehaltlich Abschnitt 7.E.

C. Nach Beendigung

Bei Beendigung oder Ablauf, bei Löschung des Kontos oder anderweitig nach Ende der Services hat ein Kunde dreißig (30) Tage Zeit, seine Daten zu exportieren oder deren Rückgabe anzufordern, mit Self-Service-Export des Audit-Datensatzes in CSV und NDJSON sowie Unterstützung für alles Weitere. Falls nicht, gilt dies als stillschweigende Anweisung zum Löschen der Daten einschließlich vorhandener Kopien, und afka tut dies innerhalb von sechzig (60) Tagen nach Ablauf dieser dreißig (30) Tage. Nach dem Exportfenster können die Daten möglicherweise nicht wiederhergestellt werden. Auf schriftliche Anfrage innerhalb von sechzig (60) Tagen nach Abschluss bestätigt afka die Löschung und identifiziert alles, was beibehalten wird.

D. Sicherungen

afka betreibt keine eigene Backup-Infrastruktur. Sicherung und Point-in-Time-Wiederherstellung sind Funktionen der verwalteten Datenbank- und Hosting-Plattformen, und Sicherungsmedien werden im gewöhnlichen Geschäftsverlauf dieser Anbieter überschrieben. afka veröffentlicht keine Backup-Aufbewahrungsdauer und stellt nicht dar, dass das Löschen aus aktiven Systemen sofort in Sicherungen widergespiegelt wird.

E. Rechtliche Aufbewahrung

afka kann personenbezogene Daten beibehalten, wenn dies gesetzlich erforderlich ist, oder unter einer angemessenen rechtlichen Aufbewahrung für tatsächliche oder erwartete Rechtsstreitigkeiten, Ermittlungen oder Streitigkeiten, wobei nur das Erforderliche und nur so lange wie erforderlich beibehalten wird. Abrechnungs- und Steuerdatensätze werden für die Zeiträume aufbewahrt, die das Gesetz vorschreibt.

F. Was nicht gelöscht wird: der Audit-Datensatz

Der in Abschnitt 6 beschriebene Audit-Datensatz wird nicht gelöscht und kann nicht gelöscht werden: Nur-Anfügen wird durch einen Datenbank-Trigger erzwungen, daher bleibt er bei Löschung der zugrunde liegenden Arbeitsdaten erhalten. Der Audit-Datensatz enthält keine Sprach- oder Nachrichteninhalte. Eine Zeile kann dennoch Identifikatoren enthalten, die personenbezogene Daten sind, wie den Namen der Person, die gehandelt hat; wenn ein Kunde diese löschen muss, um auf eine betroffene Person zu antworten, wird afka in gutem Glauben erörtern, was konsistent mit der Integrität des Datensatzes getan werden kann, deren Aufbewahrung afka für notwendig erachtet, um Rechtsansprüche zu verteidigen und die Verarbeitung zu sichern.

8. Ihre Rechte und Wahlmöglichkeiten

Je nachdem, wo Sie leben, haben Sie möglicherweise das Recht, auf die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zuzugreifen, diese zu korrigieren oder zu löschen, eine tragbare Kopie zu erhalten, der Verarbeitung zu widersprechen oder diese einzuschränken, eine Zustimmung zu widerrufen und nicht wegen der Ausübung dieser Rechte diskriminiert zu werden.

Welche Stelle zuständig ist, hängt von den Rollen in Abschnitt 1 ab. Wenn sich Ihre Daten im Workspace eines Kunden befinden, ist dieser Kunde der Verantwortliche: schreiben Sie an ihn. Wenn afka der Verantwortliche ist (Ihr Konto, Ihre Abrechnungsunterlagen, Ihr Besuch auf der Website), schreiben Sie an privacy@afka.ai.

• Antwortzeiten: afka antwortet innerhalb von fünfundvierzig (45) Tagen, verlängerbar um weitere fünfundvierzig (45) Tage, wenn die Anfrage komplex ist, mit Mitteilung der Verlängerung und ihrem Grund. Die Identität muss möglicherweise zunächst überprüft werden.
• Einsprüche: Wenn afka eine Anfrage ablehnt, können Sie Einspruch erheben, indem Sie auf die Entscheidung antworten oder an privacy@afka.ai schreiben und die Worte Privacy Appeal in die Betreffzeile aufnehmen. Soweit Ihr Staat dies zulässt, können Sie sich auch bei seinem Generalstaatsanwalt beschweren.
• Bevollmächtigte Vertreter: Soweit das Gesetz dies zulässt, kann ein Vertreter eine Anfrage in Ihrem Namen mit Nachweis der Vollmacht einreichen.
• Widerruf der Zustimmung und Trennung: Ein Kunde kann jedes verbundene Konto von der Anwendung trennen und die Verbindung auf der Connector-Plattform widerrufen; ein Mitglied kann einen Agenten aus einem Kanal entfernen; der Meeting-Assistent kann storniert oder entfernt werden; und die Zustimmung zur Analyse kann über die Cookie-Kontrolle in Abschnitt 5 widerrufen werden.
• Beschwerden: Im EWR, im Vereinigten Königreich und in der Schweiz können Sie sich bei Ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren; afka bittet Sie, dies zunächst zu tun.

9. Internationale Übermittlungen

Wenn personenbezogene Daten an afka außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, des Vereinigten Königreichs oder der Schweiz übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung unter den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und unter dem International Data Transfer Addendum des Vereinigten Königreichs, soweit die UK GDPR gilt, jeweils wie in Abschnitt 8 der DPA aufgenommen. Die Maßnahmen, auf die sich gestützt wird, sind in Anlage II dieses Dokuments aufgeführt.

EU-Vertreter gemäß Artikel 27 der GDPR. Afka, Inc. hat Dmitry Melnik, ansässig in Polen, als seinen Vertreter in der Union für die Zwecke des Artikels 27 der GDPR benannt. Betroffene Personen und Aufsichtsbehörden im Europäischen Wirtschaftsraum können den Vertreter unter privacy@afka.ai kontaktieren, und afka bittet darum, dass Schriftwechsel mit dem Vermerk für die Aufmerksamkeit des EU-Vertreters gekennzeichnet wird.

10. Google-Nutzerdaten und eingeschränkte Nutzung

Wenn ein Kunde ein Google-Konto verbindet, entspricht afkas Nutzung und Übertragung von Informationen, die von Google-Anwendungsprogrammierschnittstellen empfangen werden, an jede andere Anwendung der Google API Services User Data Policy, einschließlich ihrer Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung. afkas Anwendung fordert diese Bereiche und keine anderen an.

Alle vier sind sensible Bereiche nach der Google API Services User Data Policy. afka fordert keinen eingeschränkten Bereich an.

Bereich	Was er ermöglicht	Warum afka ihn anfordert	Daten, die afka erhält
gmail.send	Versenden von E-Mails als angemeldeter Benutzer. Es gewährt keine Möglichkeit, ein Postfach zu lesen.	Damit afka ausschliesslich eine Nachricht senden kann, die der Nutzer in afka freigegeben hat, aus dem eigenen Gmail-Konto des Nutzers. afka liest, listet, durchsucht und speichert das Postfach über diesen Client niemals, und kein engerer Bereich erlaubt das Senden einer Nachricht.	Die Nachricht, die afka versendet, und das Versendergebnis. Dieser Bereich gibt keine Postfachinhalte zurück.
calendar.events	Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Ereignissen im Kalender des Benutzers.	Damit afka einen Termin anlegen oder aktualisieren kann, wenn der Nutzer darum bittet. calendar.events.readonly allein kann nicht planen, und der breitere Kalenderbereich ist unnötig, weil afka niemals Kalendereinstellungen oder die Kalender anderer Nutzer ändert.	Titel, Zeiten, Beschreibungen, Orte, Organisator- und Teilnehmeridentifikatoren für geänderte Ereignisse.
calendar.events.readonly	Lesen von Kalenderereignissen ohne Änderungen.	Damit afka bevorstehende Termine lesen kann, um den Nutzer zu briefen und an den Besprechungen teilzunehmen, zu denen es gebeten wurde.	Titel, Zeiten, Beschreibungen, Orte, Organisator- und Teilnehmeridentifikatoren.
chat.bot	Betrieb der afka-Anwendung in einem Google Chat-Bereich.	Damit afka Nachrichten empfängt und beantwortet, die an die afka-Chat-App in einem Bereich gerichtet sind, dem ein Nutzer sie hinzugefügt hat. Für eine Chat-App gibt es keinen engeren Bereich.	Nachrichten, die an die Anwendung in Bereichen adressiert sind, in denen sie hinzugefügt wurde, mit Absenderidentifikatoren, Namen und Zeitstempeln.

Verpflichtungen zur eingeschränkten Nutzung

• afka nutzt Daten aus diesen Bereichen nur, um benutzergerichtete Funktionen bereitzustellen und zu verbessern, die in der afka-Oberfläche prominent sind: E-Mails versenden, Kalenderereignisse lesen und planen sowie einen Agenten in einem Google Chat-Bereich auf Anweisung des Benutzers betreiben.
• afka überträgt sie nicht an andere, außer soweit erforderlich, um diese Funktionen bereitzustellen oder zu verbessern, um Gesetze einzuhalten oder im Falle einer Fusion, Übernahme oder eines Vermögensverkaufs mit der Mitteilung und Zustimmung, die das Gesetz verlangt. Unterprozessor-Übertragungen fallen unter Abschnitt 4.
• afka nutzt diese Daten nicht zur Schaltung von Werbeanzeigen und verkauft sie nicht.
• afka verwendet diese Daten nicht, um generalisierte oder universelle Modelle für künstliche Intelligenz oder maschinelles Lernen zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren, weder eigene noch die eines Modellanbieters.
• Niemand bei afka liest sie. afka erlaubt Menschen nicht, Daten zu lesen, die durch diese Bereiche erhalten wurden, mit vier Ausnahmen: die ausdrückliche Zustimmung des relevanten Benutzers für spezifisch identifizierte Daten; Notwendigkeit für Sicherheitszwecke, wie die Untersuchung von Missbrauch; eine Anforderung des Gesetzes; oder Daten, die aggregiert und anonymisiert wurden.
• Ein Benutzer kann den Zugriff jederzeit widerrufen, indem er das Konto in der afka-Anwendung trennt oder unter myaccount.google.com/permissions. Das Trennen widerruft die Genehmigung auf der Connector-Plattform und verzeichnet es im Audit-Datensatz.

11. Plattform- und Marketplace-Compliance

Jeder Abschnitt beschreibt, was afka auf dieser Plattform erhält, wozu es sich verpflichtet, und wie der Zugriff widerrufen wird. Auf allen Plattformen liest ein Agent nur die Unterhaltungen, zu denen er hinzugefügt wurde, und direkte Nachrichten, die an ihn adressiert sind, nie einen ganzen Workspace; Plattformdaten werden nur zur Bedienung der Agenten dieses Kunden, zum Schreiben des Audit-Protokolls und zur Unterstützung des Kunden verwendet; und sie werden niemals verkauft oder für Werbung genutzt.

A. Slack

Was afka erhält. Workspace- und Team-Identifikatoren, Benutzeridentifikatoren und Anzeigenamen sowie Nachrichteninhalte und Metadaten in Kanälen, zu denen die App hinzugefügt wurde, und direkte Nachrichten mit ihr.

Verpflichtungen. afka nutzt Daten, die über die Slack-Anwendungsprogrammierschnittstellen erhalten werden, nicht zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training von verallgemeinerten oder allgemeinen künstlichen Intelligenz- oder Machine-Learning-Modellen. afka fordert die engsten Bereiche an, die seine Funktionen benötigen.

Zugriff widerrufen. Ein Workspace-Besitzer oder Administrator kann die App in den Slack-Verwaltungseinstellungen entfernen und damit die Berechtigung widerrufen; das Entfernen aus einem Kanal hindert den Agent daran, ihn zu lesen.

B. Microsoft Teams

Was afka erhält. Mandanten-, Team- und Kanal-Identifikatoren, Benutzeridentifikatoren und Anzeigenamen sowie Nachrichteninhalte und Metadaten in Unterhaltungen, an denen die App beteiligt ist. Wenn der Meeting-Assistent zu einem Anruf eingeladen wird, das Transkript und Teilnehmeridentifikatoren.

Verpflichtungen. afka nutzt Daten, die über die Microsoft-Anwendungsprogrammierschnittstellen erhalten werden, nicht zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training von verallgemeinerten oder allgemeinen künstlichen Intelligenz- oder Machine-Learning-Modellen. Der Zugriff ist auf die Berechtigungen beschränkt, denen der Administrator zustimmt.

Zugriff widerrufen. Ein Mandantenadministrator kann die App aus Teams entfernen oder ihre Zustimmung in der Microsoft Entra-Verwaltungskonsole widerrufen.

C. Google Chat

Was afka erhält. Space-Identifikatoren, Benutzeridentifikatoren und Anzeigenamen sowie an die Anwendung adressierte Nachrichten in Spaces, zu denen sie hinzugefügt wurde, mit Metadaten. Der Umfang ist chat.bot, beschrieben in Abschnitt 10.

Verpflichtungen. Die Verpflichtungen zur eingeschränkten Nutzung in Abschnitt 10 gelten hier vollständig: afka nutzt Daten, die über die Google-Anwendungsprogrammierschnittstellen erhalten werden, nicht zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training von verallgemeinerten oder allgemeinen künstlichen Intelligenz- oder Machine-Learning-Modellen, und erlaubt Menschen nicht, sie zu lesen, außer für die vier dort aufgeführten Ausnahmen.

Zugriff widerrufen. Entfernen Sie die Anwendung aus dem Space, trennen Sie das Google-Konto in afka, oder widerrufen Sie unter myaccount.google.com/permissions.

D. Zoom

Was afka erhält. In Zoom Team Chat: Konto- und Kanal-Identifikatoren, Benutzeridentifikatoren und Anzeigenamen sowie Nachrichteninhalte und Metadaten in Unterhaltungen, an denen der Agent beteiligt ist. Wenn der Meeting-Assistent zu einem Anruf eingeladen wird: das Transkript, Teilnehmeridentifikatoren und Anzeigenamen sowie Meeting-Metadaten. Er tritt als benannter, sichtbarer Teilnehmer bei und kündigt sich an; afka transkribiert und zeichnet kein Video auf.

Verpflichtungen. afka nutzt Daten, die über die Zoom-Anwendungsprogrammierschnittstellen erhalten werden, nicht zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training von verallgemeinerten oder allgemeinen künstlichen Intelligenz- oder Machine-Learning-Modellen. Transkripte und Spracherkennungsmuster werden im rollierenden Fenster von dreißig (30) Tagen in Abschnitt 7 gelöscht.

Zugriff widerrufen. Ein Kontobesitzer oder Administrator kann afka auf der Verwaltungsseite des Zoom App Marketplace deinstallieren. Ein Kunde kann den Assistenten vor dem Beitritt absagen oder ihn während des Anrufs entfernen.

E. Discord

Was afka erhält. Guild- und Kanal-Identifikatoren, Benutzeridentifikatoren und Anzeigenamen sowie Nachrichteninhalte und Metadaten in Kanälen, zu denen die Anwendung hinzugefügt wurde, und direkte Nachrichten mit ihr.

Verpflichtungen. afka nutzt Daten, die über die Discord-Anwendungsprogrammierschnittstellen erhalten werden, nicht zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training von verallgemeinerten oder allgemeinen künstlichen Intelligenz- oder Machine-Learning-Modellen.

Zugriff widerrufen. Ein Server-Administrator kann die Anwendung jederzeit vom Server entfernen.

F. ClickUp

Was afka erhält. Workspace-, Space-, List- und Task-Identifikatoren, Mitgliederidentifikatoren und Anzeigenamen sowie die Tasks und Kommentare, mit denen ein Agent arbeiten soll.

Eine wichtige Offenlegung. Die Zustellung in ClickUp verwendet die Anmeldedaten des Mitglieds, das das Konto verknüpft hat, gelesen aus dem Secret Vault für jede Zustellung. Kommentare und Aktualisierungen, die der Agent vornimmt, erscheinen daher unter dem eigenen Namen dieses Mitglieds, nicht unter einer separaten Anwendungsidentität. Ein Kunde sollte dieses Mitglied zuerst informieren.

Verpflichtungen. afka nutzt Daten, die über die ClickUp-Anwendungsprogrammierschnittstellen erhalten werden, nicht zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training von verallgemeinerten oder allgemeinen künstlichen Intelligenz- oder Machine-Learning-Modellen.

Zugriff widerrufen. Trennen Sie das ClickUp-Konto in der afka-Anwendung, widerrufen Sie die Verbindung auf der Connector-Plattform, oder widerrufen Sie afka in den ClickUp-Integrationseinstellungen.

12. Kinder

Die Services sind Geschäftssoftware, die an Organisationen für die Nutzung durch deren Personal verkauft wird. Sie sind nicht an Kinder gerichtet und afka erfasst nicht wissentlich personenbezogene Daten eines Kindes. Das Übermitteln personenbezogener Daten eines Kindes unter sechzehn (16) Jahren ist durch die DPA verboten. Wenn afka erfährt, dass es solche Daten speichert, löscht es diese; schreiben Sie an privacy@afka.ai, wenn Sie glauben, dass dies geschehen ist.

13. Änderungen dieser Richtlinie

afka überprüft diese Richtlinie mindestens jährlich und aktualisiert sie, wenn sich das Produkt oder die Gesetze ändern; die aktuelle Version ist die unter afka.ai/legal/privacy verfügbare. Wenn eine Änderung den Schutz personenbezogener Daten wesentlich verringert, benachrichtigt afka den Kontoadministrator per E-Mail und veröffentlicht eine Mitteilung unter afka.ai/legal, bevor die Änderung wirksam wird. Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern folgen Abschnitt 7.3 der DPA.

14. Kontaktaufnahme mit afka

Datenschutzangelegenheiten richten Sie bitte an privacy@afka.ai: Fragen zu dieser Richtlinie, Anträge zur Ausübung der Rechte in Abschnitt 8, Anträge gemäß der DSGVO und der Datenschutzgesetze der Vereinigten Staaten, Schriftverkehr mit dem in Abschnitt 9 benannten EU-Vertreter, Datenschutzeinsprüche und Fragen zu einer Verletzung personenbezogener Daten.

Alles Übrige richten Sie bitte an support@afka.ai: Support, Abrechnung, Vertrieb und allgemeine Fragen sowie Vertragsbenachrichtigungen. Wenn eine formelle Zustellung per Post erforderlich ist, schreiben Sie an Afka, Inc., 2810 N Church St STE 89857, Wilmington, DE 19802, United States.

Siehe auch die Nutzungsbedingungen, die Datenverarbeitungsvereinbarung und die Sicherheitsseite.